@BARCO – IT FOCUS IS MEER DAN NIEUWE TOOLS INSTALLEREN

@MELEXIS – EFFICIËNTIE VERHOGEN DOOR TRANSPARANTIE & PROCESSMAPPING
februari 2, 2019
@VANDEMOORTELE – ZORG ERVOOR DAT JE GEHOORD WORDT
februari 2, 2019
 

Meer dan nieuwe tools

The Circle, het gebouw van Barco is een prachtig staaltje bouwkunst dat speciale bouwtechnieken combineert met nieuwe technologie. IT en digitalisering staan heel duidelijk in de picture. Het hele plaatje straalt high performance “high-tech” af… Ook het finance departement zet in op high performance en legt een sterke focus op IT. Volgens Ann Desender, CFO bij Barco, is automatisering en digitalisering een belangrijke factor om op weg te gaan naar de high performance finance functie.

Fundament
Ann Desender: “De focus op IT systemen is het fundament waarop we steunen om een zo efficiënt mogelijk finance departement op te bouwen. Zo is IT de basis van alle financiële rapportering. Onze maandelijkse afsluit moet zo correct, snel en efficiënt mogelijk verlopen, dat kan alleen wanneer je goede tools en efficiënte processen hebt. Zo hebben we reeds 6 jaar terug ingezet op de implementatie van een nieuwe consolidatie-, planning- en rapporteringstool. Aangezien Barco meer dan 50 entiteiten moet consolideren, is een goed en efficiënt proces een must. We sluiten maandelijks af en dit binnen vijf werkdagen. Vier keer per jaar doen we een externe rapportering, met alle nodige toelichting. Barco is in België trouwens de eerste die extern met een volledig financieel persbericht over de jaarresultaten, inclusief jaarverslag publiceert. Zonder de nodige ondersteuning van IT systemen zou dit absoluut niet mogelijk zijn.” Daarnaast investeerde Barco de voorbije jaren onder meer in een SAP roll-out in alle landen wereldwijd. “We zitten nu in de laatste fase. Er moeten nog een aantal verkoopentiteiten mee geïntegreerd worden, maar voor de rest zitten alle grote sites nu op SAP.” Daarin is ook zeer belangrijk alles wat met BI en datawarehousing te maken heeft. Focus op IT is echter (veel) meer dan het implementeren van tools. “Het gaat ook over processen op een professionele en performante manier op te zetten binnen de systemen. Daarom hebben we heel hard ingezet op interne controles en end-to-end optimalisatie binnen processen zodanig dat we wereldwijd op dezelfde manier werken. Zo vermijd je dat elke entiteit zijn eigen ding doet en is er meer transparantie en efficiëntie.”

Keuze makes
IT en werken in systemen is een constante. “Elke keer dat je iets hebt uitgerold, is er alweer iets nieuws op de markt. De wereld verandert snel. On-premise oplossingen evolueren richting cloud. Je kunt ook nooit zeggen dat je ‘er’ bent. Er zijn altijd nieuwe systemen, nieuwe uitdagingen, nieuwe prioriteiten, … Het is dus cruciaal om op de hoogte te blijven van wat er allemaal bestaat op de markt. De juiste balans vinden tussen het realiseren van de business case en tijdig juiste keuzes maken inzake IT Roadmap, is cruciaal.” Daarvoor is een nauwe samenwerking met IT nodig. “Wij hebben nooit finance apart van IT gezien. Finance en IT werken bij alle grote projecten zoals de implementatie van SAP samen. Dit was geen absoluut IT-project, maar een business process optimalisatie en systeem roll-out.” Ann Desender benadrukt dat het belangrijk is om de vinger aan de pols te houden, maar dat je niet op alles moet en kan springen. “Er komen zoveel nieuwe systemen op de markt, je kan niet alles implementeren. Bovendien is het cruciaal om de implementatie van nieuwe systemen op een structurele manier aan te pakken zodat het een duurzaam verhaal blijft.” Natuurlijk moet voor elk groot project een goede business case opgebouwd worden en je moet die dan ook realiseren. “Het helpt uiteraard als je bij alles wat je doet kijkt voor voldoende schaalgrootte.” Nieuwe systemen moeten trouwens altijd in de langetermijnplanning van de organisatie passen. “Je moet op lange termijn denken en projecten vanuit strategisch oogpunt benaderen. Dit gaat natuurlijk niet enkel over IT, maar over alles wat finance doet.”

Business partner
In een high performant finance functie is het volgens Ann Desender belangrijk om in te zetten op IT, maar ook op een aantal andere zaken: “Finance is niet alleen de scorekeeper. Je moet de performance van de organisatie dus niet alleen ondersteunen, maar ook helpen drijven. Dit betekent op strategisch niveau meedenken over op welke pijlers je wil werken, dit vertalen naar financiële performance en de KPI’s goed opvolgen om het vooropgezette doel dan ook echt te bereiken. Niet alleen Business Support waarbij scores worden bijgehouden en gerapporteerd, maar echt Business Partnering waarbij finance mee aan het stuur staat en zaken mee aanpakt.”

Next steps
Barco zit in de laatste fase van de SAP-implementatie. Ann Desender: “Er zijn zeker nog een paar stappen die we willen nemen om het end-to-end proces verder te optimaliseren. We moeten nog een paar zaken vereenvoudigen, maar we willen ook nog meer inzetten op het optimaal gebruiken van de systemen. Verder denken we ook na over wat RPA voor ons kan betekenen.”

Key succesfactoren
Er zijn een aantal belangrijke succesfactoren die, wanneer we het hebben over high performance, bij Barco goed in de gaten gehouden worden. “Eerst en vooral wil ik benadrukken dat high performance niet alleen iets is dat op corporate niveau moet gebeuren. Ook in de verschillende regio’s moet hiervoor ruimte gecreëerd worden. Dat betekent dat we investeren in teams, in voldoende training, in ondersteuning van teams en in doorgroeimogelijkheden in de verschillende entiteiten.” Verder benadrukt Ann Desender het belang van end-to-end denken. “Zorg dat je geen silo’s creëert. Samenwerken is echt cruciaal. Dit geldt ook voor bijvoorbeeld de controllers van verschillende divisies, die perfect geplaatst zijn om best practices en gelijke werkmethodes te implementeren in de verschillende entiteiten.” Last but not least: “Blijf jezelf in vraag stellen en luister naar kritische input van de business. Vraag input aan de interne klant.”

FAST CLOSING - Het afsluitproces is een mooi voorbeeld van hoe de focus op IT systemen een grote meerwaarde biedt aan finance en bij uitbreiding aan de volledige organisatie. “De financiële afsluit gebeurde tien jaar geleden op meer dan tien werkdagen. Dikwijls werden dit zelfs vijftien dagen. Veel manuele efforts gingen in intragroup afstemmingen omdat er veeltransacties zijn binnen de groep. Kostenallocaties, die best ingewikkeld waren, er kwam ook veel manueel werk aan te pas. Vandaag gebeurt dit nagenoeg volledig automatisch. Waar vroeger verschillende mensen zaten te zwoegen om dit klaar te krijgen, verloopt dit proces vandaag op een snelle, efficiënte manier. Die mensen hebben dus veel meer tijd om zich in te zetten voor het echte business partnering.”

Ann Desender (°1971) studeerde Toegepaste Economische Wetenschappen aan de Universiteit Gent, waarna ze haar carrière in audit startte. Gedurende twaalf jaar was ze werkzaam bij Arthur Andersen (nadien Deloitte), waar ze heel wat due dilligence opdrachten deed en IPO’s begeleidde. Nadien maakte ze de overstap naar Unilin. Ten tijde van de overname door Mohawk Industries zette ze als Group Controller daar heel wat financiële basisprocessen op, waaronder de maandelijkse afsluitingen, SOX-implementatie en management rapporteringen. In 2008 maakte Desender dan de overstap naar Barco, waar ze eveneens mee de krijtlijnen van finance verder uitstippelde en als VP Finance een breed pallet aan verbeteringsprojecten begeleidde. Sinds 2016 is ze CFO bij Barco.