MEER DAN NIEUWE TOOLS
februari 2, 2019
 

Transparantie via processmapping



Bij Melexis staat efficiëntieverbetering hoog op de agenda van de hele organisatie en zeker ook bij finance. CFO Karen Van Griensven is hard bezig met functieverbetering en efficiënter werken.

Efficiëntieverbetering gebeurt bij Melexis in verschillende domeinen. In het domein van Business Analyse is Melexis bezig heel wat efficiëntieslagen binnen te halen. “Onze Business Analisten moeten niet alleen analyses maken op finance processen, maar op alle Business processen. De belangrijkste KPI’s, zoals de ontwikkeling van producten, worden nauw in de gaten gehouden en geanalyseerd binnen finance. Het is de taak van finance om alles aan elkaar te linken. Zij moeten die data echter uit een aantal verschillende, niet-geïntegreerde databases halen, wat veel manueel werk in Excel met zich meebrengt.” Processmapping
Ook binnen de back-office van finance is efficiëntieverbetering een permanent focuspunt. “Een belangrijk punt is het streamlinen van het P.O.-proces. Tot op vandaag kruipt daar nog veel te veel manueel werk in, hoewel we al heel wat geautomatiseerd hebben. Ongeveer 80% van de energie moeten we in 20% van de facturen steken. Hier kunnen we dus zeker nog efficiënter werken.”
Om die efficiëntie in alle processen, niet alleen het P.O.-proces, te verbeteren, zet finance vandaag hard in op het creëren van meer transparantie door middel van processmapping. “Stap voor stap worden alle processen van niet alleen finance, maar ook van andere departementen zoals HR, procurement of product ontwikkeling, volledig in kaart gebracht. Die mapping maakt dat inefficiënties, die vaak over departementen heen lopen, aangepakt kunnen worden.” Die processmapping kan op één A4 pagina geplaatst worden. “Door de processen op een dergelijke manier te visualiseren, krijgen we een duidelijk beeld van de complexiteit en wordt dialoog tussen verschillende departement eenvoudiger.”
Dit kadert binnen de enterprise architecture die Melexis aan het opzetten is. Tegelijkertijd is men bij Melexis bezig het projectmanagement te professionaliseren. “Dit doen we door een zogezegde Backlog op te stellen, een lijst van kleinere en grotere verbeteractiviteiten binnen een project die opgevolgd moeten worden. Dit past helemaal binnen de Agile methodiek.” Eenmaal die lijst opgesteld is en alle inefficiënties transparant gemaakt zijn, kunnen er samen met de verschillende stakeholders prioriteiten gesteld worden. “Wij zijn nu in de fase waarin we die prioriteiten aan het bepalen zijn. Op basis daarvan kunnen we dan multidisciplinair aan de slag gaan en efficiëntieslagen halen.”

Data : naar 1 Versie van de waarheid
Finance speelt ook een belangrijke rol in de data architecture van Melexis. “Finance bepaalt mee hoe bepaalde zaken opgezet worden, aangezien dat data een belangrijk aspect van dit verhaal is. Zeker de Business Analisten spelen hier een belangrijke rol. Zij werken hard aan het opzetten van zogenaamde ‘known good copies’. We willen dat er in de volledige organisatie eenduidigheid bestaat over alle termen, processen enzovoort.” Melexis zit hiermee in de beginfase van het project: “De volgende stap is om alle brondatabanken hierop af te stemmen zodat we meer kunnen doen met business intelligence. De bedoeling is om data uit de verschillende brondatabanken te combineren als basis voor rapportering en analyse. Ook hier wordt finance heel sterk betrokken om de basis te leggen en alle dataelementen een standaarddefinitie op te leggen.” Uiteraard verloopt dit project niet zonder de nodige obstakels. “Bij het uitrollen van dit project werden we al snel geconfronteerd met het tekort aan mankracht en competenties. Daarom hebben we een data analyst aangetrokken.” Een andere belangrijke succesfactor was de ondersteuning van de verschillende departementen binnen Melexis. “We hadden een tekort aan mankracht, maar gelukkig niet aan engagement.” Ook werkt Melexis steeds meer aan de visualisatie van data. “Hiervoor zijn we beginnen werken met Google Data Studio. Uiteindelijk willen we een BI software implementeren om een geïntegreerde rapportering te kunnen maken. Door Google Data Studio te koppelen aan ‘known good copies’ van de kerndata, kunnen we stap voor stap onze BI-omgeving uitbouwen. Deze stap voor stap aanpak past volledig in de Melexis filosofie.”

OCR, RPA & AI
Om naar de toekomst toe nog verdere functieverbeteringen door te voeren, denkt de CFO van Melexis aan het implementeren van OCR. “Het is zo dat wij momenteel nog niet werken met OCR. In Accounts Payable werken we vandaag met zes mensen hoofdzakelijk in Bulgarije die verantwoordelijk zijn voor de inkomende facturen wereldwijd. Wij hadden niet de kritische massa die een investering in OCR de moeite waard maakt. Wij beginnen hier nu wel over na te denken, omdat we stillaan de mogelijkheden van RPA willen ontdekken. Echter, zonder OCR kan je niet beginnen aan robotics in het procure to pay proces.” Ook voor artificiële intelligentie ziet Karen van Griensven mogelijkheden. “Sinds vorig jaar hebben wij binnen Melexis een AI departement. Dat werkt tot vandaag vooral met de manufacturing data. Stilaan begint dat departement echter ook breder te kijken en komt ook financiële data op de radar.”

Efficientieverbetering meten
Kunnen efficiëntieverbeteringen gemeten worden? Ja, natuurlijk, bevestigt de CFO: “Voor de back-office is dit gemakkelijk te meten. Zo kunnen we kijken naar het aantal facturen dat per persoon verwerkt wordt of naar de kost van het inboeken per factuur. Ook de P.O.’s kunnen duidelijk opgevolgd worden door te kijken naar hoeveel P.O.’s rechtstreeks gematcht worden bijvoorbeeld. In de back-office zijn er heel wat KPI’s die opgevolgd kunnen worden en die de efficiëntie duidelijk aangeven. Voor de Business Analisten ligt dit wat moeilijker. Toegevoegde waarde meten is veel subjectiever. We kunnen ook niet traceren hoeveel tijd ze precies spenderen aan een bepaald rapport. Er is echter wel een eenvoudige manier om te meten of ze efficiënt zijn en meer toegevoegde waarde leveren: feedback vragen aan de business. Die user experience is iets wat we meer en meer opvolgen.”

SHARED SERVICE CENTER Een cruciale efficiëntieslag die finance vijf jaar geleden al maakte, was de opzet van een shared service center in Bulgarije. Karen Van Griensven: “Inderdaad. In Bulgarije hebben we een Competence Center waar we in staat zijn om veel kennis te verzamelen. En natuurlijk is dit door de locatie ook best kostenefficiënt. Omdat dit zeer vlot verloopt, hebben we sindsdien ook een shared service center voor Procurement opgezet in Bulgarije.”

Karen van Griensven behaalde het diploma bioingenieur aan de Universiteit Gent en behaalde aansluitend een MBA aan Solvay. Ze startte haar carrière bij Melexis, waar ze meteen het financiële pad op ging in de functie van financieel assistent. Ze doorliep alle operationele domeinen van het financiële beleid van het bedrijf. In 1998 duidde Melexis haar aan als CFO.
Koop het HPFF boek