@RENOTEC – OP MAAT COACHEN EN OPLEIDEN
februari 2, 2019
 

"Wat en waarom" duidelijk maken


KBC wil niet achterop hinken en streeft ernaar om mee te surfen op de digitaliseringsgolf. Erwin Schoeters is Senior General Manager Group Finance bij KBC. “Veel van de karakteristieken van het finance departement vandaag hebben te maken met de veranderingen die iedereen vandaag ondergaat. We kunnen er niet aan onderuit: ook binnen finance veranderen de rollen drastisch.”

Rolduidelijkheid
Voor Erwin Schoeters is rolduidelijkheid een cruciale factor wanneer we het hebben over de high performance finance functie. “Binnen KBC Group Finance vinden we het heel belangrijk dat alle mensen zeer goed weten waarom finance doet wat het doet.” Daarom heeft Group Finance het ‘wat’ en het ‘waarom’ duidelijk gedefinieerd in vier ‘must-win battles’. Dit zijn:
- Reliable and connected. “Alles wat we doen moet tijdig en correct gebeuren. Daarnaast moet finance op een empathische manier omgaan met haar partners en interne klanten.”
- Operational Excellence. “Het meer routinematige werk moet zo efficiënt mogelijk gebeuren. Alle cijfers moeten tijdig en correct opgeleverd worden. Als dergelijke processen vlot en soepel verlopen, wordt veel tijd vrijgemaakt om toegevoegde waarde te leveren.”
- Winning insights. “We streven ernaar om niet alleen terug te kijken en analyses uit te voeren op rapporten uit het verleden, maar om ook zoveel mogelijk vooruit te kijken. Zo kunnen we interessante inzichten opleveren die echte nieuwe inzichten brengen voor de business.”
- Grow your people. “De grote uitdaging is om in deze veranderende wereld de rollen mee te laten evolueren en de mensen mee te laten groeien in die wijzigende rolbehoefte.”
Alles wat KBC Group Finance doet, wordt gelinkt aan één of meer van de bovenstaande punten. Mensen de ruimte geven is een cruciaal aspect in het hele verhaal rond rolduidelijkheid. “Als medewerkers weten wat ze moeten doen en waarom, geven wij ze voldoende ruimte om het ‘hoe’ in te vullen. We leggen een sterke focus op autonomie. Dat weerspiegelt zich dan ook duidelijk in onze tevredenheidsenquête: 79% van de finance medewerkers geeft aan tevreden te zijn van de graad van autonomie en empowerment die ze krijgen. Naast het feit dat tevreden medewerkers beter werk leveren, heeft dit ook een rechtstreekse impact op onze flexibiliteit. Dit is essentieel om in te spelen op de veranderende verwachtingen van de organisatie, de klant, de medewerkers zelf enzovoort.”

Nieuwe functies
Dankzij heel wat efficiëntiewinst in de meer arbeidsintensieve projecten is KBC Group Finance erin geslaagd een aantal VTE’s vrij te maken om een paar volledig nieuwe functies in te vullen. Erwin Schoeters: “Vroeger – en vandaag nog steeds – werken de meeste finance medewerkers aan het verzamelen van data en in reporting & accounting. Door meer en meer in te zetten op operational excellence en door processen efficiënter te laten verlopen, zijn we erin geslaagd om meer te doen met minder mensen. Een voorbeeld is ons fast close project. Waar we vandaag afsluiten op 35dagen, willen we dat terugbrengen op 15 dagen door te werken aan efficiëntere processen, eenvoudigere systemen en kwalitatievere data.” Dergelijke projecten zorgen ervoor dat er veel tijd vrijkomt voor andere dingen. “Zo hebben we de functie van simplicity officer in het leven geroepen. Dit is iemand wiens taak het is om in alles op zoek te gaan naar meer eenvoud. Zo kunnen we weer meer tijd vrijmaken voor andere dingen. Andere functies die we in het leven geroepen hebben zijn full time process en projectmanagers. Vroeger was het namelijk zo dat elk kwartaal een aantal projecten on hold gezet moesten worden, omdat het alle hens aan dek was voor de financiële afsluiting. Met die nieuwe functies kunnen er een aantal mensen ook tijdens het afsluitingsproces blijven doorwerken, zodat projecten geen zes weken stilvallen.”
Verder zijn er ook VTE’s verschoven om het luik ‘winning insights’ verder te ondersteunen. “We hebben er nu een aantal big data specialisten bij om ons gebruik van big data naar een hoger niveau te tillen en nog meer inzichten te kunnen distilleren. Daarnaast hebben we ook specifiek een paar mensen op peer benchmarking gezet: zij volgen de resultaten van onze peers op en vergelijken die dan met onze eigen resultaten. Vroeger deden we ook al dergelijke benchmarks, maar die kennis was verspreid over verschillende mensen en het gebeurde ook meestal ad hoc. Door hier meer rolduidelijkheid te creëren, krijgen we vandaag veel betere en consequentere inzichten.” Een andere belangrijke functie die opgezet werd, was die van ‘relationship manager’, die de samenwerking van de groep met de verschillende lokale finance afdeling en lokale businesses stimuleert.

Persoonlijke ontwikkeling
Persoonlijke ontwikkeling staat niet helemaal los van rolduidelijkheid: om het ‘wat’ goed te kunnen doen, is het ook belangrijk over de juiste vaardigheden te beschikken. Erwin Schoeters: “Bij KBC zien we heel veel junior profielen beginnen om zich dan verder te ontwikkelen. Binnen finance zien we dat junior profielen eerst de typische dataverzamelingjobs doen, om dan meer en meer zelf analyses te maken, resultaten te challengen en zo in hun job te groeien. We investeren zwaar in persoonlijke ontwikkeling om onze medewerkers te helpen in hun groeitraject.”
Concreet focust KBC Group Finance op drie manieren op persoonlijke ontwikkeling:
- Uitbouwen van expertise: “Finance is een omgeving waar expertise cruciaal is. Niet alleen voor de organisatie, maar ook voor de medewerkers. Nieuwe medewerkers komen graag terecht in een omgeving waar ze expertise kunnen opdoen en verder ontwikkelen. Daarom krijgen al onze Finance VTE’s jaarlijks gemiddeld vijf dagen expertisetrainingen. Tijdens deze trainingen wordt een waaier aan onderwerpen aangeboden, van puur finance tot riskmanagement, compliance, taks en legal.”
- Digitalisering is niet meer weg te denken uit deze wereld, en zoals eerder al gesteld, wil KBC in de voorhoede blijven. “Zowel naar onze klanten toe – met de meest innovatieve tools – als intern willen we aantonen dat we helemaal mee zijn met onze tijd. Naar de medewerkers toe hebben we dit vertaald naar een ‘digitaal rijbewijs’. Alle collega’s van KBC – niet alleen binnen finance dus – hebben opleidingen rond digitale topics mogen volgen. Daarna hebben zij een test moeten afleggen om hun digitaal rijbewijs te halen. In die opleidingen ging het onder meer over tools en hoe ze te gebruiken, over cyberveiligheid, over hardware, over social media en over de digitale producten die KBC aanbiedt aan de klanten.
Elk team heeft bovendien een digicoach gekregen wiens taak het is om de digitale vaardigheden van de mensen verder te ontwikkelen.” In 2017 heeft KBC Group Finance voor de eerste keer een Digital Inspiration Day georganiseerd. Ondertussen zijn ook Group Treasury en andere departementen mee betrokken. “Tijdens dit event hebben we interne en externe sprekers aan het woord gelaten over een brede waaier aan topics. Waar gaat de bankwereld naartoe? Wat mogen we verwachten van fintechspelers? … Dit event had als hoofddoel om de medewerkers bewust te maken van de toekomst van onze business.
- Careerdevelopment: “in het kader van progressiemanagement hebben we de jaarlijkse evaluatiegesprekken volledig afgeschaft. Vandaag hanteren we een systeem van continue opvolging, feedback en dialoog. Dit niet alleen met de leidinggevende, maar ook met collega’s of ondergeschikten. Zo krijgt iedereen een 360° progressiedialoog.

Succesfactoren
Een belangrijke succesfactor in dit hele verhaal is de aandacht die KBC geeft aan diversiteit. Erwin Schoeters: “Doordat onze medewerkers een waaier aan verschillende professionele achtergronden – en nationaliteiten – hebben, kijken we niet altijd door dezelfde bril en kunnen we meer inzichten leveren. Heel wat mensen in het finance team komen uit de business, en kunnen zo perfect de link tussen finance en de business maken.”

Erwin Schoeters studeerde Rechten en Economie in Antwerpen en Leuven en startte in 1992 bij de toenmalige Kredietbank in de afdeling asset management waar hij verantwoordelijk was voor productontwikkeling, business development en portefeuillebeheer. Nadien kwam hij aan het hoofd van de private banking afdeling van KBC. Sinds september 2016 leidt hij de Finance afdeling van KBC Groep.