Wat is diagnose?

Kijk de realiteit recht in de ogen


Een HPPF diagnose is een meting, een evaluatie van de finance functie om te bepalen hoever zij op weg is naar een HPFF. In hoeverre is de financiële functie reeds ingericht en gedraagt het zich als een HPFF. Vervolgens kan je als CFO bepalen welke mogelijkheden er zijn om de financiële functie sterker te maken op een manier waardoor de functie nog beter de business kan ondersteunen en businesspartner kan zijn.

Bij het verbeteren van de financiële functie merken we dat het in een vroeg stadium betrekken van alle medewerkers in de verandering heilzaam werkt. Het benadrukken van wat nog niet goed gaat alleen is niet voldoende om mensen in beweging te krijgen. Ook als middel voor inspiratie en bewustwording wordt deze diagnosetool ingezet. Een korte online vragenlijst waarin alle financiële medewerkers in minder dan een half uur kunnen aangeven wat hun mening is over een aantal aandachtsgebieden. Deze schat aan informatie verrijken we met de uitkomsten van interviews en workshops. Deze aanpak verhoogt de betrokkenheid. Mensen voelen zich gehoord en worden uitgenodigd om mee te denken. We faciliteren de dialoog wat de onderlinge communicatie en begrip verbetert.

Het geeft de managers handvatten om te bepalen wat werkelijk belangrijk is om aandacht aan te geven en keuze te maken waar de energie op in te zetten. Vanuit ons jarenlange onderzoek kunnen wij helpen om de beste keuze daaruit te maken.

Tot slot: het geeft een objectieve nulmeting waar de financiële functie op dit moment staat. Dit meetpunt is een mooi vertrekpunt om de verbeteringen over een jaar te kunnen laten zien. Hierdoor voorkom je hit & run oplossingen: veranderingen die even lucht geven, maar de financiële afdeling niet structureel efficiënter maken. De diagnose laat ook toe om een vergelijking en benchmarking te maken met andere bedrijven die de HPFF diagnose hebben gedaan.


Tijdens een diagnose wordt ook de weerstand van de 10 belangrijkste obstakels gemeten. Ook hier hebben we wetenschappelijk onderzoek naar gedaan. Het is belangrijk om een zicht te hebben op deze obstakels zodat de CFO proactief kan anticiperen en de kans op een HPFF transformatie kan maximaliseren.

 

8 fake redenen om geen diagnose te doen



WEER EEN PROJECT ERBIJ?
Veel finance teams beginnen niet aan HPFF omdat ze er niet nóg een project bij willen. Maar HPFF mag niet beschouwd worden als een project. “Omdat HPFF met een diagnose een duidelijk startschot heeft en er ook vaak een paar vergaderingen rond dit thema plaatsvinden, leeft de perceptie bij veel CFO’s dat dit een project is. Velen hebben geen zin om er nog een project bij te nemen, wanneer ze nog zoveel andere projecten lopen hebben. Die perceptie is echter helemaal verkeerd. HPFF sluit volledig aan bij de ambitie van de financiële functie om de interne klant beter te bedienen en de drive om dit steeds beter te doen. Dit is dus absoluut geen project met een projectverantwoordelijke en een duidelijk vooropgesteld doel. Integendeel, HPFF is in feite een continuous improvement traject dat binnen de finance functie leeft en door het volledige team gedragen wordt.”

TE ACADEMISCH
Een pertinentie onwaarheid. Academisch en wetenschappelijk zijn twee verschillende zaken. Het is waar dat we onze diagnose baseren op wetenschappelijke inzichten. Grondig onderzoek ligt aan de basis van wat we doen. Dat staat misschien wel in schril contrast met wat veel andere spelers in de markt uitkramen, maar het staat allerminst haaks op praktijkgericht. Bij de onderzoeken is de praktijk heel nauw betrokken geweest. En we hebben met mensen uit de praktijk de inzichten omgezet naar een managementtool die dienstig kan zijn voor elke organisatie.

IK DOE MAAR EEN DIAGNOSE ALS IK DE NEXT STEPS KEN...
Wel, die next steps bepaal je helemaal zelf. Het is zelfs je goed recht om de diagnose onderaan in je schuif te stoppen en er nooit meer naar te kijken. Maar dat is eigenlijk niet de bedoeling. Liever neem je de analyse mee in het bepalen van je beleid, bij het maken van keuzes, het bepalen van prioriteiten,... Voor ieder bedrijf zal dat anders zijn: zelfs bij een gelijke uitkomst van de diagnose zullen de next steps verschillend zijn!

WE HEBBEN GEEN TIJD
De eeuwige dooddoener. Eigenlijk zeg je dan: ik heb geen tijd om mijn interne klant belangrijk te vinden... Maar laten we wel wezen: meestal start het met een vergadering van een uurtje, dan zetten we de diagnose op (u hoeft alleen maar een door ons voorbereide mail te versturen), uw medewerkers moeten in een tijdsspanne van 2 weken ergens 10 minuten vrijmaken om de vragenlijst online in te vullen. Tenslotte is er de eindpresentatie... 2 uur? 3 uur? Afhankelijk van hoe interactief u het wil maken. En dan is iedereen gewapend om met een betere focus initiatieven te nemen. Minder tijdsverlies, meer impact. We geloven dat u de tijdsinvestering in een mum van tijd hebt terugverdiend.

WEER CONSULTANTS OVER DE VLOER
Nee hoor. HPFF worden start in de buik van je organisatie. We komen alleen een meting doen, brengen je wat graag in contact met je peers die je kunnen inspireren of we staan ter beschikking van je team met workshops en opleidingssessies... Onze diagnose is dus slecht nieuws voor slechte managers: je moet namelijk zelf aan de slag. We zijn geen consultants die het even van je overnemen. Meer nog, als je al wordt bijgestaan door adviseurs zullen zij het bijkomende inzicht die de diagnose levert, sterk appreciëren en je nog gerichter kunnen helpen.

HET IS NIET HET GOEDE MOMENT OM EEN DIAGNOSE TE STELLEN
We horen soms van bedrijven dat ze niet klaar zijn om de diagnose te doen, dat ze eerst nog een aantal verbeteringsinitiatieven willen nemen voor ze met het HPFF raamwerk aan de slag willen. Raar toch? Een HPFF diagnose is geen competie hé. Het gaat niet over goed of slecht, over beter scoren of niet. Het gaat erover dat je een duidelijk beeld krijgt van waar je staat op weg naar HPFF. Je kan toch maar verbeteringsinitiatieven nemen als je heel duidelijk weet waar je deze moet nemen. Anders tast je blind rond. Een CFO die verbeteringsinitiatieven doet voor hij inzet op HPFF, is als een houthakker met een botte bijl. De bijl slijpen voor het houthakken is veel effectiever en efficiënter dan snel beginnen hakken met een botte bijl. Je kan veel gerichter obstakels aanpakken en wegwerken wanneer je precies weet waar je staat.”

IK ZIE HET VERDIENEFFECT NIET
Een terechte vraag: de ROI.. We geven je wat elementen om je businesscase te bouwen. Om te beginnen is de financiële investering heel bescheiden. Het zal in elke organisatie wel wat anders zijn, maar feit is wel dat de diagnose je toelaat om ‘waste inspaningen’ uit te sluiten: u kunt zeer gericht aan de slag, met onmiddellijke impact. Voor je teamleden is het geweldig: je geeft duidelijk aan dat hun input belangrijk is. In elke organisatie is het zo dat je met een HPFF diagnose aan je interne klant laat zien hoe belangrijk zij voor je zijn. Je toont duidelijk aan dat je vanuit finance wil bijdragen aan het succes van de interne klant en van de volledige organisatie Maar natuurlijk is er ook een efficiëntieboost: financiële medewerkers hoeven niet langer met bloed, zweet en tranen te werken en voortdurend gaten dicht te lopen, in plaats daarvan werken ze aan een goedlopende financiële functie waar het plezierig toeven is. Een andere reden is de ambitie van de financiële functie en haar medewerkers om te willen excelleren in het vakgebied, om daarbij significant bij te dragen aan de doorontwikkeling van zowel de financiële functie als de gehele organisatie Tenslotte laat ons onderzoek ook zien dat een HPFF ten opzichte van gemiddeld presterende financiële functies lagere operationele kosten hebben, minder fouten maken, interne klanten hebben die meer tevreden zijn, meer invloed hebben binnen de organisatie, vooral tijdens de strategische besluitvorming; en meer tijd besteden in de business partnering rol.

WE DURVEN NIET
Net zoals het argument om eerst nog wat initiatieven te nemen vooral een diagnose te doen, vindt de schrik voor de uitkomst van de diagnose ook haar bron in een verkeerde kijk op de diagnose. Een diagnose is geen afrekening van het beleid, geen indicatie van goed of slecht en zeker geen beoordeling van de kwaliteit van de medewerkers. Het is een foto die je laat zien waar je staat in de ontwikkeling van de finance functie.