Wat is HPFF?


Een high performance financiële functie installeren
vraagt durf en moed


Het is je op de homepagina ook al opgevallen: de definitie van een High Performance Finance Functie(*) is voor iedereen anders. Maar tussen de regels lees je wel vaak hetzelfde: efficiënter worden, real-time informatie beschikbaar stellen, strategische analytische ondersteuning geven, meer toegevoegde waarde geven aan de business en natuurlijk blijven voldoen aan de vereisten inzake compliance en riskmanagement.

De uitdagingen
- een grotere bijdrage leveren aan de doorontwikkeling van financiële medewerkers naar posities binnen en buiten de organisatie, zodat deze bredere kennis en ervaring opdoen.
- De interne klant moet worden begeleid van tevredenheid met de financiële functie naar meer betrokkenheid en zelfwerkzaamheid bij financiële zaken.
- omgaan met de snel veranderende technologieën en automatisering en digitalisering omdat daar veel kansen liggen voor verdere optimalisatie.
- leren omgaan met veranderende manieren van werken (zoals meer zelfsturing, en bijvoorbeeld ‘agile’ werken)
- de voortdurend aangescherpte wetgeving (ook in internationaal verband) vergt steeds meer kennis en flexibilisering in het snel aanpassen van procedures en rapportages.
- de financiële functie wil zich anders positioneren in de organisatie (als change agent) om een voortrekkersrol te kunnen nemen in de transformatie van de organisatie naar een high-performance organisatie en dat lukt met huidige producten, adviezen, kennis en aanzien binnen de organisatie onvoldoende
- vooruitkijken en scenarioplanning worden steeds belangrijkere activiteiten voor het overleven en goed gedijen van de organisatie, en de financiële functie moet daar een voortrekkersrol in nemen.

Het dagelijks leven van de financiële functie is dus hectisch. Niet alleen moeten de routinematige activiteiten goed en op tijd worden uitgevoerd, de functie wordt ook geacht snel te reageren op ad-hoc vragen van de organisatie. Daarbij moet de functie zich ook nog zien te verbeteren, om (nog) effectiever te worden en meer toegevoegde waarde te leveren aan de organisatie. Dit alles moet de financiële functie realiseren terwijl ‘het gewone werk’ (maand, kwartaal- en jaarafsluitingen, interne en externe rapportage, administratie) doorgaat. Het is dan ook geen wonder dat veel financiële functies structureel tijd en vooral capaciteit te kort komen om continu te verbeteren. Daardoor is het vermogen om de organisatie te ondersteunen in de transformatie naar een high-performance organisatie te beperkt. De beschikbare capaciteit valt nog wel te verhogen door tijdelijk op te schalen, maar er is een ‘maximum to manage’ dat niet overschreden kan worden omdat dan de mensen overbelast dreigen te raken. De onderstaande grafiek vat de situatie van de het gros van de finance functies samen.



(*) Met de financiële functie bedoelen we zowel de beschikbare tools, de financiële processen die plaatsvinden binnen een organisatie als de groep mensen die verantwoordelijk is voor de uitvoering van die processen - en zich daarin heeft gespecialiseerd.

In de praktijk blijken er maar een handvol toppresterende financiële functies te zijn die succesvol de mix van cultuur, talent, besturingsmodel, vermogen tot verbeteren en technologie, nodig om een HPFF te worden, onder de knie hebben gekregen. De meeste financiële functies moeten nog te veel tijd besteden aan routinematige activiteiten en kunnen daardoor geen actieve en belangrijke rol spelen tijdens het strategische proces. Daarnaast zijn veel financiële functies min of meer stil blijven staan in hun ontwikkeling omdat ze ‘gedwongen’ worden zich vooral te concentreren op het op orde krijgen van de basisprocessen en betrouwbaarheid van de data en rapportages, en het voldoen aan de hoger wordende compliance-eisen. Dit heeft veel druk gelegd op de financiële functies die dankzij ‘bloed, zweet en tranen’ er toch vaak in slaagden de gevraagde basisprestaties te realiseren: plannen, rapportages, budgetten en de jaarrekening op tijd aanleveren en goedgekeurd krijgen door de accountant. Echter, op een dergelijke manier werken is op de langere duur niet vol te houden, onvermijdelijk zullen door de grote druk er toch fouten in het werk gaan sluipen, zullen mensen oververmoeid raken en wellicht de organisatie gaan verlaten. Het is dus noodzaak voor de financiële functie om de routinematige activiteiten zo efficiënt mogelijk in te richten en het aantal ‘pieken’ te verlagen. Dit betekent dat de financiële functie zichzelf moet omvormen naar een high-performance financiële functie (HPFF) die efficiënter en vooral effectiever opereert. Om dit te realiseren zullen veel werkzaamheden geautomatiseerd worden en niet-routinematige werkzaamheden op een andere, slimmere manier vormgegeven en uitgevoerd gaan worden, zodanig dat er voldoende tijd en capaciteit overblijft voor continue verbetering.



Wetenschappelijke benadering


Wij hebben echter wetenschappelijk onderzoek gevoerd om de HPFF precies te kunnen definiëren en ze ook meetbaar te maken. Daarmee hebben we voor CFO’s in kaart gebracht waar ze moeten op inzetten om te evolueren naart een HPFF. Dit is het HPFF raamwerk.
Een HPFF scoort goed op 28 specifieke kenmerken die een significante positieve relatie hebben met de prestaties van de financiële functie.

Hoe goed is de financiële functie in ‘verbeteren’?
Bij deze factor draait het erom in hoeverre de financiële professionals hun functie weten te verbeteren. 6 van de 28 kenmerken hebben hierop betrekking.
Bij IT Focus ligt de nadruk op het belang van automatisering voor het versterken van de financiële functie. 7 van de 28 kenmerken hebben hierop betrekking.
Is de finance functie een volwaardige strategische gesprekspartner?
Het gaat hier om de manier waarop de business aankijkt tegen de financiële functie. 9 kenmerken hebben hierop betrekking.
Deze 22 kenmerken hebben een rechtstreekse relatie met de prestaties van de financiële functie. Hoe beter een finance functie scoort op deze kenmerken, hoe beter haar overall performantie zal zijn.

Er zijn ook 2 factoren met 6 onderliggende kenmerken die een onrechtstreeks invloed hebben.
Aandacht voor persoonlijke ontwikkeling!
Mensen opleiden en ontwikkelen heeft niet direct een rechtstreeks invloed op de prestaties van de financiële functie, maar is onrechtstreeks wel zeer belangrijk, want het zorgt ervoor dat de 3 bovenstaande factoren een boost krijgen.
In een HPFF is er een duidelijke rolverdeling. Daardoor kan de persoonlijke ontwikkeling ook gerichter en een grotere impact hebben.